Privacy Notice/Policy

Was ist diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Kategorien personenbezogener Daten, die von der International Scout Support Unit verarbeitet werden und zu welchen Zwecken. Die International Scout Support Unit verpflichtet sich, diese Daten fair und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Allgemeinen Datenschutzbestimmungen (DSGVO), den Bestimmungen der Europäischen Union und des Datenschutzgesetzes 2018 (DPA 2018), dem britischen Recht, zu sammeln und zu verwenden das umfasst die DSGVO.

 

Diese Datenschutzerklärung / -richtlinie gilt für Mitglieder, Eltern / Erziehungsberechtigte von Jugendmitgliedern, Freiwilligen, Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Unterstützern, Spendern und Mitgliedern der Öffentlichkeit, die Kontakt mit der International Scout Support Unit aufnehmen.

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Wer wir sind

Die International Scout Support Unit ist eine ausgenommene Wohltätigkeitsorganisation der Charity Commission für England und Wales.

Der Datenverantwortliche für die International Scout Support Unit ist das Executive Committee, das auf einer Jahreshauptversammlung ernannt wird und Charity Trustees sind. Der Vorsitzende der Charity Trustees ist Craig Gibson, der ab diesem Zeitpunkt unter manager@issu.org.uk kontaktiert werden kann. Die International Scout Support Unit wird als „wir“ bezeichnet.

 

Als kleine Wohltätigkeitsorganisation müssen wir keinen Datenschutzbeauftragten ernennen.

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Die Daten, die wir verarbeiten dürfen

Der Großteil der von uns gespeicherten persönlichen Daten wird uns direkt von Ihnen oder den Eltern oder Erziehungsberechtigten von Jugendmitgliedern mündlich oder in Papierform, in digitaler Form oder über unser Online-Mitgliedschaftssystem Compass zur Verfügung gestellt. Bei erwachsenen Mitgliedern und Freiwilligen können Daten auch von Dritten bereitgestellt werden, z. B. Disclosure and Barring Service (DBS), Access Northern Ireland oder Disclosure Scotland.

 

Wenn ein Mitglied jünger als 18 Jahre ist, werden diese Informationen nur von einem Elternteil oder Erziehungsberechtigten erhalten und können vom Jugendlichen nicht zur Verfügung gestellt werden.

 

Wir können die folgenden persönlichen Daten sammeln:

  • Persönliche Kontaktdaten wie Name, Titel, Adresse, Telefonnummer und persönliche E-Mail-Adresse - damit wir Sie kontaktieren können.

  • Geburtsdatum - damit wir sicherstellen können, dass junge Menschen der für ihr Alter geeigneten Abteilung zugeordnet werden und dass Erwachsene alt genug sind, um einen Termin bei Scouting zu vereinbaren.

  • Geschlecht - damit wir Einzelpersonen richtig ansprechen und auf spezifische Bedürfnisse eingehen können.

  • Notfall-Kontaktinformationen - damit wir im Notfall jemanden kontaktieren können.

  • Staatliche Identifikationsnummern, z. B. Sozialversicherung, Führerschein, Reisepass - um freiwillige Strafregisterprüfungen durchführen zu können.

  • Bankkontodaten und Steuerstatusinformationen - damit wir bei der HMRC Geschenkhilfe sammeln können, wo Spenden getätigt werden.

  • Trainingsaufzeichnungen - damit Mitglieder ihren Fortschritt über das Scout-Programm oder das Erwachsenenbildungsprogramm verfolgen können.

  • Rasse oder ethnische Herkunft - damit wir geeignete Vorkehrungen treffen können, die auf den kulturellen Bedürfnissen der Mitglieder basieren.

  • Gesundheitsakten - damit wir geeignete Vorkehrungen treffen können, die auf den medizinischen Bedürfnissen der Mitglieder basieren.

  • Überprüfung der Strafregister - um sicherzustellen, dass Scouting ein sicherer Ort für junge Menschen und Erwachsene ist.

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Die rechtmäßige Grundlage, auf der wir Ihre Daten verarbeiten

Wir erfüllen unsere Verpflichtungen aus der DSGVO und der Datenschutzbehörde 2018, indem wir personenbezogene Daten auf dem neuesten Stand halten. durch sichere Aufbewahrung und Zerstörung; indem keine übermäßigen Datenmengen gesammelt oder gespeichert werden; durch den Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und Offenlegung sowie durch Sicherstellung geeigneter technischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

In den meisten Fällen besteht die rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung in der Erfüllung eines Vertrags über personenbezogene Daten unserer erwachsenen Freiwilligen und dem berechtigten Interesse an personenbezogenen Daten unserer Jugendmitglieder. Sensible Daten (Sonderkategorien) sowohl für erwachsene Freiwillige als auch für unsere Jugendmitglieder richten sich hauptsächlich nach der rechtmäßigen Grundlage legitimer Aktivitäten eines Vereins. Die Eltern / Erziehungsberechtigten bitten um ausdrückliche Zustimmung, Fotos von unseren Mitgliedern zu machen. Gelegentlich können wir berechtigtes Interesse nutzen, um Fotos zu verarbeiten, bei denen es nicht praktikabel ist, Einwilligungen einzuholen und aufrechtzuerhalten, z. B. bei Großveranstaltungen. In solchen Fällen werden wir klarstellen, dass diese Aktivität stattfinden wird, und Einzelpersonen die Möglichkeit geben, ihre Rechte als betroffene Person auszuüben.

 

Wir verwenden personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

  • um unseren Mitgliedern und anderen Freiwilligen in der International Scout Support Unit Informationen über Pfadfindertreffen, Aktivitäten, Schulungen und Veranstaltungen zur Verfügung zu stellen.

  • einen Freiwilligendienst zum Nutzen der Öffentlichkeit in einem bestimmten geografischen Gebiet gemäß unserer Verfassung zu leisten

  • um Mitgliedsunterlagen zu verwalten

  • Spenden sammeln und die Interessen des Scouting fördern

  • unsere Freiwilligen zu verwalten

  • unsere eigenen Konten und Aufzeichnungen zu führen (einschließlich der Bearbeitung von Anträgen auf Geschenkhilfe)

  • um Sie über Neuigkeiten, Veranstaltungen, Aktivitäten und Dienstleistungen zu informieren, die von der International Scout Support Unit durchgeführt oder besucht werden

  • um Ihre Eignung sicherzustellen und nachzuweisen, wenn Sie sich freiwillig für eine Rolle im Scouting melden

  • im Notfall Ihren nächsten Verwandten zu kontaktieren

  • um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügen und diese beibehalten.

Wir verwenden personenbezogene (spezielle) Daten für folgende Zwecke:

  • zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit einer Person während der Betreuung durch die International Scout Support Unit

  • die religiösen Überzeugungen einer Person in Bezug auf Aktivitäten, Essen und Feiertage zu respektieren

  • zur Überwachung und Berichterstattung der Chancengleichheit.

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Unsere Aufbewahrungsfristen

Wir werden bestimmte Arten von Informationen für verschiedene Zeiträume im Einklang mit den Datenaufbewahrungsrichtlinien der Scout Association aufbewahren, die hier zu finden sind

Die Datenschutzrichtlinie der Scout Association finden Sie hier und die Datenschutzerklärung hier .

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Teilen Sie Ihre Informationen

Jugendliche und andere betroffene Personen

Normalerweise geben wir personenbezogene Daten nur an erwachsene Freiwillige weiter, die einen Termin in der International Scout Support Unit haben.

Wir werden die personenbezogenen Daten von Jugendmitgliedern und ihren Eltern / Erziehungsberechtigten an das Hauptquartier der Scout Association weitergeben, um Schutzfälle zu verwalten. Der Datenschutz- und Sicherheitshinweis für The Scout Association finden Sie hier: https://www.scouts.org.uk/DPPolicy .

Erwachsene Freiwillige

Normalerweise geben wir personenbezogene Daten nur an erwachsene Freiwillige weiter, die innerhalb der Linienverwaltungsstruktur der Scout Association für die International Scout Support Unit sowie mit dem Hauptsitz der Scout Association als Datenverantwortliche gemeinsame Termine haben.

Alle betroffenen Personen

Wir werden Ihre persönlichen Daten jedoch an andere Personen außerhalb der International Scout Support Unit weitergeben, wenn wir eine gesetzliche Verpflichtung erfüllen müssen. Dies kann The Scout Association und seine Versicherungstochter (Unity Insurance Services), kommunale Dienste und Strafverfolgungsbehörden umfassen. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur in dem Umfang weiter, der für diese Zwecke erforderlich ist.

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte außerhalb der Organisation weiter, wenn ein berechtigter Grund dafür besteht.

Wir werden Ihre persönlichen Daten niemals an Dritte verkaufen.

Manchmal können wir ein Mitglied für nationale Auszeichnungen nominieren (z. B. Scouting-Auszeichnungen oder Duke of Edinburgh-Auszeichnungen). Für solche Nominierungen müssen wir der Organisation Kontaktdaten mitteilen.

Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, werden wir uns versichern, dass Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandelt werden und dass der Dritte die DSGVO und die Datenschutzbestimmungen 2018 vollständig einhält.

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Wie wir Ihre persönlichen Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten im Allgemeinen folgendermaßen:

 

Kompass - ist das Online-Mitgliedschaftssystem der Scout Association. Dieses System wird zur Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten von erwachsenen Freiwilligen verwendet.

 

Office 365 - ist das Online-Kommunikationssystem, das von der International Scout Support Unit verwendet wird. Dieses System wird für die gesamte Kommunikation verwendet, einschließlich der Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten von erwachsenen Freiwilligen in Bezug auf die International Scout Support Unit.

 

Darüber hinaus werden erwachsene Freiwillige einige personenbezogene Daten in lokalen Tabellenkalkulationen / Datenbanken speichern.

 

Gedruckte Aufzeichnungen und Daten, die während der Teilnahme an Veranstaltungen gespeichert wurden - Papier wird manchmal verwendet, um einige Daten zu erfassen und zu speichern, zum Beispiel:

  • Verwaltung der Geschenkhilfe

  • Veranstaltungsanmeldung

  • Formulare für Gesundheits- und Kontaktunterlagen (für Veranstaltungen)

  • Veranstaltungskoordination mit Veranstaltern

 

Papieraufzeichnungen für Veranstaltungen werden verwendet, anstatt sich auf sichere digitale Systeme zu verlassen, da häufig Veranstaltungen stattfinden, bei denen kein Internet und kein digitaler Zugang verfügbar sind. Wir werden den Papierverbrauch auf das beschränken, was für die Veranstaltung erforderlich ist.

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Weitere Bearbeitung

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen neuen Zweck verwenden möchten, der nicht in dieser Datenschutzerklärung enthalten ist, werden wir Ihnen vor Beginn der Verarbeitung eine neue Mitteilung mit Erläuterungen zu dieser neuen Verwendung zusenden und die entsprechenden Zwecke und Verarbeitungsbedingungen festlegen. Wo und wann immer erforderlich, werden wir Ihre vorherige Zustimmung zur neuen Verarbeitung einholen.

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Wie wir diese Datenschutzerklärung bereitstellen

Ein Link zu dieser Website-Seite wird für diejenigen bereitgestellt, deren Daten von uns verarbeitet werden. Eine gedruckte Version ist auf Anfrage ebenfalls erhältlich.

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Deine Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu widersprechen. Sie haben auch das Recht, auf die von uns verwendeten persönlichen Daten zuzugreifen, diese zu korrigieren, manchmal zu löschen und einzuschränken. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei uns und beim Büro des Informationskommissars ( www.ico.org.uk ) zu beschweren.

Sofern keine Ausnahmeregelung gemäß DSGVO und Datenschutzgesetz 2018 vorliegt, haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

  • Das Recht, informiert zu werden - Sie haben das Recht zu wissen, wie Ihre Daten von uns verwendet werden.

  • Das Recht, auf Ihre persönlichen Daten zuzugreifen - Sie können uns bitten, die Daten, die wir über Sie haben, mit Ihnen zu teilen. Dies ist eine Zugriffsanforderung für betroffene Personen.

  • Das Recht auf Berichtigung - dies bedeutet nur, dass Sie Ihre Daten aktualisieren können, wenn sie ungenau sind oder wenn etwas fehlt. Erwachsene Mitglieder können einige Informationen direkt im Compass-Mitgliedschaftssystem der Scout Association bearbeiten und aktualisieren.

  • Das Recht auf Löschung - Dies bedeutet, dass Sie das Recht haben, die Löschung aller personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie haben. Es gibt einige Ausnahmen, zum Beispiel werden einige Informationen aus rechtlichen Gründen von The Scout Association gespeichert.

  • Das Recht, die Verarbeitung einzuschränken - Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht gemäß dieser Datenschutzerklärung verarbeiten, haben Sie das Recht, die weitere Verwendung dieser Daten einzuschränken, bis das Problem behoben ist.

  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit - dies bedeutet, dass wir Ihre Daten auf eine Weise an Sie weitergeben müssen, die digital lesbar ist - beispielsweise als PDF. Dies erleichtert den Informationsaustausch mit anderen.

  • Widerspruchsrecht - Sie können der Art und Weise widersprechen, wie Ihre Daten verwendet werden.

  • Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profilerstellung - dies schützt Sie in Fällen, in denen Entscheidungen über Sie ausschließlich auf automatisierten Prozessen und nicht auf menschlichen Eingaben beruhen. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass diese von uns verwendet werden.

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Website-Cookies

Formt verwandte Cookies

Wenn Sie Daten über ein Formular senden, wie es auf unseren Kontaktseiten oder in Kommentarformularen zu finden ist, werden möglicherweise Cookies gesetzt, um Sie an Ihre Benutzerdaten für zukünftige Korrespondenz zu erinnern.

Cookies von Drittanbietern

In einigen besonderen Fällen verwenden wir auch Cookies, die von vertrauenswürdigen Dritten bereitgestellt werden. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, auf welche Cookies von Drittanbietern Sie möglicherweise über diese Website stoßen.

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Weitere Informationen zu Google Analytics - Cookies finden Sie in der offiziellen Datenschutzinformationen Google - Seite .

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An wen kann man sich wenden?

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verwendung Ihrer persönlichen Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an Craig Gibson unter manager@issu.org.uk.

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Versionsnummer und Datum der letzten Überprüfung

Version 1.0 - Oktober 2020